なぜタスクシュートが生産性向上に有効なのか ー自分流活用法

タスクシュートのメリットは多岐にわたる

筆者は1日のうちのタスクマネジメントのツールとしてタスクシュートクラウドを使っています。

このタスクシュートクラウドですが、使えば使うほど味が出ると言いますか、非常に多くのメリットを備えたツールであると感じています。

この記事では筆者が感じるメリットのいくつかを紹介したいと思います。

それぞれのメリットについてどういうことなのか記して行きたいと思います。

タスクシュートのメリット: 締切効果

タスクシュートの大きなメリットの1つに

「時間を細切れにして使う」

というものがあります。

例えば筆者の場合、始業までの

• タスクシュートの入力: 6分
• Todoist（To Doリスト）の内容確認・整理・タスクシュートへの転記: 10分
• Outlookのカレンダーの今日・明日・明後日の予定からのTo Doへの展開: 2分
• 今後8週間くらいの間の大きな予定とその準備アクションへの展開: 8分
• 個人メールのチェック: 11分
• 会社メールのチェック: 24分

というのがこれまでの平均的な必要時間です。

この所要時間は全てタスクシュートククラウドに蓄積されたデータによって自動的に算出されたものですが、逆にこれが設定されることによって

「この時間内には終わらせよう」

という締切効果が現れ、集中力を短期的に高めることができます。

タスクシュートのメリット: 資源配分

タスクシュートの中に1日の会議の予定、移動の予定など外せない予定を入れ込むことができたなら、今日1日で処理したいタスクが残りの時間でちゃんと処理できるかどうかを確認します。

もしもタスクの量が多すぎて時間内に入らない場合には、いくつかのタスクについては明日以降にシフトすることも必要です。

また、空き時間が全てタスクというのもいただけません。

人間ですから必ずどこかで休憩が必要になります。

これらを事前にインプットしていくことで1日のペースを設計することができます。

これが時間という資源の全体配分を可能とします。

タスクシュートのメリット: 「カイゼン」

タスクシュートクラウドにはデータを蓄積してくれるという機能があります。

例えば、上記に挙げたアクションで個人メールの確認に平均11分かかっているというものがありましたが、これについて

「なんでこんなにかかっているんだっけ」

と内容を見直してさらに速くするにはどうすれば良いかという努力へとつながります。

同様に「今日はなんか生産性が低かったけどどこで何してたんだっけ」という疑問に対してもタスクシュートにちゃんと記録を残していれば一目瞭然です。

このようにタスクシュートにはコーチのように自分自身の業務プロセスを改善する、いわば生産ラインの「カイゼン」を支援してくる効能があります。

タスクシュートのメリット: 動的対応

何か飛び込みのタスクが入ったためにその後の予定が完全に狂ってしまったという経験はありませんか。

そのようなケースでもタスクシュートでタスクを配置していれば容易に対応が可能です。

飛び込みのタスクをどこに配置して、元からあったタスクをどのように再配置すれば良いか、目視で調整ができます。

このように突然の変化にも対応しやすいのがタスクシュートのメリットでもあります。

タスクシュートと他のタスクマネジメント手法との比較

筆者はかねてから複数のタスクマネジメント手法を試してきました。

その中から、有名な手法とタスクシュートの比較を行い、タスクシュートの何が優れているのかということについて述べます。

このようにタスクシュートは有名なタスクマネジメント手法に対しても有効性が高いというのが筆者の認識です。

最後に

筆者はタスクシュートをタスクマネジメントに本格的に取り入れることによって人生が大きく改善しました。

皆さんにもこの快感をぜひ知って欲しいと思っています。

皆さんにとって何かしらの参考になれば幸いです。