ミーティングに目的を持て: 3種類の目的に応じた運営方法

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大企業に勤めているととにかくミーティングの数が増えます。

定例のもの、緊急のもの、とにかく多数のミーティングによってスケジュールが簡単に埋め尽くされてしまいます。

ところで、あなたは全てのミーティングの目的を理解していますでしょうか？

何のためにそのミーティングが行われ、そしてもっと大事なことは何のためにあなたはそのミーティングに参加するのか、理解していますでしょうか。

そもそもミーティングを開くこと自体が仕事だと思ってはいませんか。

一言でミーティングと言っても様々なタイプがあります。

それぞれの目的に応じた運営方法があり、フォーカスする点が異なります。

どのような目的があるのか見ていきましょう。

何かを決めるために行うミーティングです。

このミーティングでは意志決定を行う人に対して意思決定に必要な情報が提供され、それに基づいた意思決定の是非についての意見交換がなされ、それらを反映して意思決定が行われます。

このミーティングの最も重要なアウトプットは意思決定の結論です。

必要な準備は意思決定に必要な情報、すなわち意思決定をすること／しないことによる効果とリスクに関する情報です。

必要な参加者は意思決定者および意思決定に必要な情報を説明する人です。

事業や活動に関する課題を発見したり、あるいは発見された課題についての分析やアイデア出しを行うためのミーティングです。

このミーティングではある活動に対して問題となることあるいは問題となりえそうなことを共有し、その原因や対応策について意見やアイデアを出していきます。

このミーティングの最も重要なアウトプットは発見された課題リストあるいは課題に対する意見・分析です。

必要な準備は、課題のリストや想定される原因に関する考察です。

必要な参加者はその活動の責任者およびその活動に詳しい人間やアイデア出しに長けた人です。

よく「相談したい」と言って行われる会議はこのタイプが多いです。

文字通り情報を共有するためのミーティングです。

ある部門あるいは人から別の人へ情報が受け渡されます。

このミーティングの最も重要なアウトプットは受け手側が情報を受け取って理解したという状況です。

必要な準備は伝達すべき情報です。

参加者は情報の送り手と受け手です。

注意しなければならないのは、これが本当にミーティングの目的になりうるかどうかということです。

すなわち、チャット・電話・メールといった他の情報伝達手段に比べて、ミーティングでなければならない、あるいはミーティングの方が効率が良いのかどうかということです。

テレワークが常態化したことによってミーティングを行える簡便性は高まりましたが、時間を上手く使わなければ効率は上がりません。

どのようなミーティングをどのようなタイミングでどのような目的で使うかについては常に厳しい目で検討・検証していくことが必要でしょう。

皆さんにとって何かしらの参考になれば幸いです。