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音声が文字に置き換わる世の中における読み書きの重要性
今日の職場では、誤解が蔓延しています。
同僚とのコミュニケーションがうまくいかないのは仕方のないことかもしれませんが、特にリモートワークやデジタルコミュニケーションへの依存度が高まっている今日、コミュニケーションにおいては常に明確さと共感を伝えられるようにしていくべきでしょう。
習慣を改善するための最初のステップは何でしょうか？
慎重に読み、明確に書くことの意味を再認識することです。
少し前までは、私たちはデスクを挟んで同僚と情報を共有し、人々の意見を聞き、それに応じて対応していました。
今では、そのようなやりとりの多くが、電子メールやテキスト、インスタントメッセージなどの文字で行われています。
つまり、従来の意味での「聞く」ことは、スクリーン上のテキストを「読む」に置き換えられているのです。
言語学者のナオミ・バロンによると、私たちはスクリーン上で読むときには、印刷物を読むときよりも理解度が低くなります。
つまり、完全に読むことに時間を割くことができず、ざっと読んで重要な点を探す傾向があるのです。
また、いざ返信しようとすると、大量のメールを書くことが負担になり、だらだらとした、簡潔でわかりにくい返信をしてしまうことがあります。
私たちのバーチャルな生活において、読み書きの理解がいかに重要であるかを考えると、良いコミュニケーションとは何かを再認識する時期に来ているのではないでしょうか。
「注意深く読むこと」は「新しいリスニング」であり、「明確に書くこと」は「新しい共感」なのです。
だからこそ、次のメールを送る前に、一歩立ち止まって、次の3つの質問を自分に投げかけてみてください。
1. メールが短すぎませんか？
仕事中に読む力が低下する理由の一つは、慌ただしくしているため、細部を見落としがちになることです。
しかし、私たちの多くは、自分で思っているほど忙しくありません。
スピードとスピードが落ちてしまうことへの不安が、正確さ、明瞭さ、そして敬意へのこだわりを失わせてしまうのです。
そのためには、ゆっくりとしたペースで、常に詳細を参照しながらコミュニケーションをとることが大切です。
ウェブ会議の報告を長めのメールで送ってきた人がいたら、全体にまとめて返信をするのではなく、メールの特定の部分をちゃんと引用して返信しましょう。
そうすることで、相手が時間をかけた考えに対して目を通すためにこちらも時間を費やしたことを示すことができます。
そっけない返事をすることで重要人物であるかのように振る舞うことができますが、あなたのチームや相手の印象を傷つけることもあります。
難しいメールを受け取ると、受け取った人はその意味を解読するのに時間を費やさなければならず、遅れが生じ、コストのかかるミスにつながる可能性があります。
また、メールを送信する前に校正することをお勧めします。
多くの場合、誤解を招く原因は、単語の間違いや句読点の間違いにあります。
スペルチェックやその他の校正プログラムを活用してください。
校正は習慣であり、スキルでもあります。
スッキリしてわかりやすいメールを送ることで、あなたの書いたメールをより真剣に受け止めてもらうことができます。
2. どんなトーンを与えていますか？
「トーン」とは、メッセージの全体的な態度や性格のことで、読み書きのスキルのもうひとつの重要な要素です。
そして何よりも、共感を得るための最大のツールでもあります。
そこで、自分自身に問いかけてみましょう。
受信者は誰ですか？
デジタルコミュニケーションに悩む方々にお伝えすべきは、メッセージの視覚的なインパクトを意識するように、ということです。
相手が一生懸命やっていることに対して、一言（または一文字）だけの返事をすることは、相手に対する共感が欠如していると言わざるを得ません。
何もないのであれば、わざわざ返事をする必要はありません。
メールにじっくりと向き合えない日が続いたら、メールを受け取ったことを知らせる簡単な返信を送り、できるだけ早くじっくりと返事をするつもりであることを伝えましょう。
3. 代わりに話をしてみませんか
文章を書くプラットフォームがたくさんあるので、メールやグループチャットで小さな質問をしすぎてしまうこともあります。
電話やビデオ、ライブのミーティングでは、次から次へと小さな質問をするのではなく、正しい質問をしなければなりません。
また、時間を大幅に節約できると同時に、好感度を高めることもできます。
曖昧で分かりにくいテキストやメールを受け取った場合は、恐れずに電話での会話や、可能であればビデオや対面でのミーティングをお願いしてみましょう。
デリケートな話であれば、すぐに電話をかけてもらうことで、あなたが思慮深い対応をすることを示すことができます。
優柔不断な印象を与えるのではなく、少し待ってから質問に答えることで、あなたが相手の言うことに耳を傾け、仕事に真剣に取り組んでいることが相手に伝わります。
アイコンタクトや声のトーン、ボディランゲージなど、相手が何を言いたいのかを明確にするための手がかりがないことが、デジタルコミュニケーションを難しくしています。
伝統的なボディランゲージの代わりに、注意深く読み書きするスキルを持つことは、チームが同じページにいることを確認し、バーチャルな世界で優れた成果を上げたいと考える組織にとって不可欠です。
最後に
コロナ禍の影響によって、オンラインミーティングが一般化する一方、文書を使ったコミュニケーションの重要性も非常に高まりました。
一方、それまで会話によって伝えられていたニュアンスやトーンが失われてしまい、それがコミュニケーションの難しさを発生させています。
テキストでのコミュニケーションの文脈をいかにしてリッチにするかがとても重要な時代になりました。
皆さんにとって何かしらの参考になれば幸いです。
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